La llegada de internet a casi todos los rincones del planeta, la masificación de dispositivos portátiles y la mayor movilidad en el trabajo han fomentado la digitalización de contenidos impresos, con la ventaja de que éstos estén disponibles en cualquier parte. Sin embargo, el 45% de todos los documentos que hoy son escaneados nacieron de un formato digital, pudiendo haberse evitado los gastos de impresión y uso de papel.
Guillermo Morales, Gerente General para Chile de Lexmark Latinoamérica, afirma que “la digitalización es una tendencia cuya principal explicación era el resguardo de datos disponibles sólo en papel. No obstante, en la actualidad el dilema más común es preguntarse por qué se debe volver a escanear algo que originalmente era digital”.
“En general, la explicación es que el contenido no estructurado tiende a no estar disponible en cualquier lugar, lo que genera un aumento de pasos en el proceso, haciendo en muchos casos ineficiente el proceso de adquisición de información”, agrega el ejecutivo.
De forma adicional, el material impreso tiende a ser muy diverso. Sin embargo no todo el contenido tiene real utilidad. Según información del Compliance, Governance and Oversight Council, solo el 25% de la información que tiene una organización posee valor para el negocio, el 5% es necesario conservar por temas regulatorios y un 2% es sujeto de retención legal.
¿Cómo eliminar el 68% restante y al mismo tiempo proteger la información clave de una empresa? Actualmente existen multifuncionales que ayudan a resolver este dilema, con niveles adicionales de protección y seguridad en dispositivos que capturan imágenes y textos de un documento a través del Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR). Además se puede utilizar una solución de ECM (Gestión de Contenido Empresarial) que ayude a manejar la información no estructurada de una organización, sin importar la forma y donde se encuentre, y sin afectar la productividad.
